A cikk eredetileg a digitaliskonyvelo.hu oldalon jelent meg
Vállalkozások részére OTP-s ügyfélként (OTP Direct előfizetéssel rendelkezőknek) használható a szolgáltatás.
Amikor először találkoztam velük, még írásos meghatalmazást kellett a számlavezető banknak adni, hogy az alkalmazást használni tudjam. Ma már ez is elektronikusan intézhető, így használata sokkal egyszerűbb, gyorsabb lett.
Első pillanatban egy nagyon szépen kivitelezett és könnyen átlátható felülettel találkozhatunk:
Felső menüsorban különféle beállításokra van lehetőség, üzenetek érkezését jelzik.
A bal oldaldali menüpontban találhatók az alkalmazás funkciói.
Az elsőben, a Pénzügyeim menüpontban egy áttekintés látható a várható bevételekről, kiadásokról, az aktuális bankszámla egyenlegről, és a becsült havi áfáról.
A Számláim menüpontban tudjuk feltölteni a kapott és a kibocsátott számláinkat. Ehhez egy mobil applikáció is segítségünkre van, így akár egy posta vagy tankolás számla azonnal lefényképezhető, és az adminisztráció részére továbbítható. A feltöltés során különféle jogcímek adhatók meg, rögzíthető a számla nettó és bruttó összege. A cégnév begépelésekor az OPTEN rendszeréből kiválasztható és betölthető a partner adata.
Mind a rögzített bejövő, mind a kimenő számlák - Összes - Kifizetésre vár - Lejárt - Kifizetett - almenüpontban lekérdezhetők.
Itt van lehetőségünk új számla kiállítására is. Papír alapú vagy e-számla kiállítását kínálja fel a rendszer. Az elkészült számlát emailen továbbíthatjuk is ügyfelünknek, amiről kapunk egy rendszerüzenetet. Az emailes kiküldés részleteit később is megtekinthetjük. Rendszeresen végzett tevékenység esetén meg tudjuk ismételni a kiállított számla tartalmával megegyező számla kiállítását, és automatikusan tudunk sztornó számlát készíteni.
Az Átutalások menüpontban jelennek meg az utalandó tételek és a tranzakciók.
A Tranzakciókban a számlatörténetet nézhetjük meg, és itt megjelenik a bankszámla-kivonat pdf formátumban.
Az utolsó, Partnereim menüpontban, az eddig berögzített partnerek adatait lehet karbantartani.
A rendszer lehetővé teszi, hogy alkalmazottaknak és a könyvelőnek is hozzáférést biztosítsunk.
Könyvelők számára az ügyfél általi meghívás nem jár fizetési kötelezettséggel. Számukra a használata ingyenes.
Ekkor az Átutalások menüpont helyett egy Könyvelés menüpont jelenik meg. A többi funkció azonos az előzőekben leírtakkal.
Lehetőség van arra, hogy az Ügyfeleknek adó, bér és egyéb utalandó tételeket rögzítsünk fel.
Az alkalmazás előnyei, pozitívumai:
- elég csak ide belépni, és a cég pézügyeit át tudjuk látni, nem szükséges az OTP Direct -et használni napi szinten,
- a számlák fel vannak töltve, azok képe is megjelenik, akik hozzáférést kaptak a fiókunkhoz, meg tudják nézni azokat,
- a számlák kezeléséhez nem szükséges külön nyilvántartás vezetése, itt láthatók a számlák részletes adatai, fizetési határidőkkel,
- a program - más szolgáltatókhoz hasonlóan - kimutatásokat, grafikonokat is készít a vállalkozás pénzügyi státuszáról.
Az alkalmazás hátrányai, nehézségei:
- számla kiállításhoz kerestem a NAV-hoz küldendő SZAMLAZO bejelentéséhez az adatokat. Telefonos segítség után derült ki, ez nem itt található, hanem az OPT eBiz általános tájékoztató felületén, de ott is jól eldugottan, valahol az oldal alján,
- számla kiállításnál én a papír alapú számlát választottam, de számlát csak 1. eredeti pédányban tudtam kiállítani, ezért mindenki jól fontolja meg a felkínált számlázó használatát!
- számla felvitele esetén vigyázat, az új partner adatok automatikusan kitöltésre kerülnek, rögzítéskor nem figyelmeztet, ha a partnernek több bankszámla száma lenne. Ez később, utalás esetén, probléma lehet!
- a számlákat emailben küldtem át az ügyfeleknek, de mindig be kellett gépelni az email címet, azt nem jegyezte meg. OTP-s ügyfeleimnél valamiért azt írja ki, a "számla nincs elküldve", ettől függetlenül megkapták négyszer is,
- könyvelőként pont a saját cégemet nem tudom lekönyvelni. Sajnos magamat nem tudom meghívni, még egy felhasználót kellene magamra létrehoznom más email címmel, más kódokkal, és akkor sikerülne,
- nekem nem sikerült a könyvelt cég adatait lekönyvelnem, pedig az alkalmazás felkínálja az általam használt könyvelőprogramot. Nem egy nagy számlaforgalmút kértem meg, hogy segítsen a tesztelésben, így nem olyan nagy gond, kétszer megküzdeni az adatrögzítéssel. Bankszámla kivonat könyvelőként nem elérhető, az én könyvelőprogramom pedig még nem képes számlatörténetet kezelni,
- bejövő számla rögzítésekor jogcímet is meg kell adni. Az ügyfél kétségbeesve hívott fel, hogy a könyvelési díj minek is minősül. Ő mérnök, számviteli ismeretei nincsenek?!
Szerencsére van ilyen jogcím, így gyorsan meg tudtam nyugtatni. De a könyvelési anyag feladásakor ennek a kötelező funkciónak a jelentőségét nem látom. Nem jelenik meg a könyvelési feladásban, gyűjteni, szűrni sem lehet ezekre,
- Az Utalási listába rögzítéskor a dátum nem felülírható, értéknap megadására nincs mód. A berögzített tételnél ellenőrzésére nincs mód, itt bízzunk magunkban. Nagy segítség lenne, ha a NAV számlaszámok is szerepelnének az adatbázisban.
- az elmúlt kb. két hónapos használat során, a számlák eBIZ rendszerből elutalása esetén, még külön kellett a "fizetettnek jelölöm"-öt kattintani, ezt automatikusan nem érzékelte. Amúgy az utalások pont úgy működnek, mintha az OTP Direc-tet használnánk, abban a már megszokott kódokat és sms-eket kéri a rendszer,
- sok cég egy hónapon belül sok számlát kap ugyanazon ügyfelétől, ezeket csoportosan egy utalásban rendezi, erre ez az alkalmazás nem ad lehetőséget.
Összegzésképpen az elgondolás nagyon jó, a mikro- és kisvállalkozások pénzügyeit egy rendszerben könnyen kezelhetően, átláthatóan lehet intézni, akár mobilon is. A fiatalabb ügyfeleim nagyon pozitívan fogadták az alkalmazás lehetőségét. Könyvelőként azt mondhatom, egyelőre a mi munkánkhoz nem sok segítséget nyújt. Sajnos még nagyon sok át nem gondolt, le nem tesztelt funkció okoz kellemetlenséget a használat során.
Készült: 2017. december 25-én
Kommenteld