Hogyan fogja a mesterséges intelligencia automatizálni a könyvelést?

Hogyan fogja a mesterséges intelligencia automatizálni a könyvelést?

A könyvelés nagyrészt egy analitikus munka, számokkal dolgozunk, matematikai képletekkel. Kisebb részt intuitív munka, amihez már szükséges lenne egy ember. Miért nem automatizálták még a könyvelést idáig? Mi várható az elkövetkező években? Ezekre a kérdésekre próbálok választ adni ebben a cikkben.

Tíz éven át vezettem a saját könyvelőirodámat, ahol már 2000-ben beszkenneltünk minden bizonylatot és távkönyvelőkkel dolgoztunk.

Ezt nevezhetjük félautomata megoldásnak, ami nagyon jól működött. Nem találtunk megfelelő szoftvert, ezért vágtunk bele egy távkönyvelő szoftver fejlesztésébe, ahol már elhagytuk a szkennelést (digitalizálást) és az ügyfélre bíztuk a távoli adatrögzítés nagy részét. Cserébe naprakész könyvelési riportokat szolgáltattunk és olcsóbban vállaltuk a könyvelést.

Ma több szolgáltató létezik Európában és Magyarországon is, akik vállalják, hogy a beszkennelt vagy lefotózott bizonylatokat digitalizálják és visszaküldik a kinyert adatokat vagy akár a könyvelést (kontírozást) is. Ilyenek a Receipt bank, 1 Tap Receipts, SMACC vagy Magyarországon a SDSys.

Automata könyvelés, számla adatok kiolvasása

Kép forrása: http://1tapreceipts.com/how-it-works/

Hasonló rendszerek már léteztek 10 évvel ezelőtt is, de akkor még emberi erőforrást igényelt a feldolgozásuk. Mára már sokkal kifinomultabb lett a karakterfelismerés és az adatok kinyerésének módszere, így automatizálhatóvá vált a digitalizálás teljes folyamata.

Könyvelés automatizálás

Személy szerint azt tartom járhatóbb útnak, ha a szkennelést kihagyjuk a folyamatból, ugyanis ez a legdrágább és egyben leglassabb része az automatizálásnak.

Ahelyett, hogy mindent szkenneléssel digitalizálunk én az e-számlák elterjedésére számítok a jövőben.

Ha egy számlát elektronikus módon kapunk meg - általában egy pdf fájlként - akkor sokkal egyszerűbb dolgunk van. Ezekből a fájlokból már könnyebben és biztosabban ki lehet nyerni a szükséges adatokat.

Sok esetben az elektronikus pdf számla már tartalmaz egy xml mellékletet is, ami tökéletesen alkalmas digitális feldolgozásra. Ekkor tulajdonképpen már ki is lehet hagyni teljesen a szkennelést vagy manuális adatfeldolgozási lépést.

Az e-számlák térnyerése nagyon jelentős.

Meglepő adat lehet számodra is, hogy az e-számlák elterjedése latin Amerikában milyen méreteket öltött. Brazíliában 90%-os, Chilében pedig 50%-os elterjedése van az e-számláknak.

E-számlázás elterjedése

Kép forrása: https://www.zervant.com/en/news/infographic-beginners-guide-e-invoicing/

Ahogy terjed majd az e-számlázás, azzal egyenes arányosan növekszik az automatizálás is, mivel már nem szükséges digitalizálnunk a számlákat.

Nézzünk meg egy példát, hogyan működne az automata könyvelés egy fizetendő számla esetében.

Fizetendő számlák automatikus könyvelésének folyamata

7 lépéses automata könyvelés

Ha szeretnéd 
innen letöltheted
 és a blog.billcity.hu forrás megjelölésével szabadon felhasználhatod az infografikát.

1. Beérkezés, digitalizálás

Emlékszem, amikor 20 évvel ezeleőtt, 1997-ben megalapítottam az első vállalkozásomat, egy könyvelőirodát. Akkor még nem volt az internet ennyire könnyen hozzáférhető, csak modemes kapcsolattal működött és talán egy bécsi számot kellett hívni percdíjért. Ebben az időben teljesen természetes volt, hogy vagy személyesen kapunk meg egy számlát, vagy a postaládánkba érkezik.

Hihetetlen számomra, hogy 20 évvel később még mindig léteznek olyan cégek, akik ragaszkodnak, hogy postán küldjük el nekik a számlát és elutasítják az e-számlát?

Nem értem, ennek már teljesen természetesnek kellene lennie.

Ha nem is e-számlákkal dolgozunk, de ma már nagy részüket emailben kapjuk meg, legtöbbször pdf formátumban. Az automatizálás során ezeket a számlákat elküldhetjük egy iktatásra használt e-mail címre vagy már eleve oda kérhetjük őket.

A papír alapú számlákat, valamint azokat, melyekhez nem mellékeltek feldolgozható állományt, digitalizálni kell egy erre alkalmas szoftver (fennt említett) segítségével.

2. Iktatás, archiválás

A beérkezést követően minden számla automatikusan iktatásra kerül. Ez azt jeletni, hogy kapnak egy sorszámot és a rendszer egy előre beállított munkafolyamat alapján eldönti, hogy mi történjen velük.

Ha például egy havonta ismétlődő számláról van szó, akkor automatikusan továbblép a következő fázisra, ha viszont egy teljesen új szállítótól érkezik egy számla, érdemes a munkafolyamatba építeni egy előzetes jóváhagyást is.

Az iktatással együtt, igény szerint, a számlákat az archiválási rendeletnek megfelelően digitálisan is lehet archiválni, ami azt jelenti, hogy gyakorlatilag a papír példányokra a továbbiakban már nem lesz szükségünk.

3. Számszaki ellenőrzés

A digitalizálás során minden számla kapott egy feldolgozható xml mellékletet, amiben szerepel a számla minden adata digitális formában.

Tehát teljesen automata módszerekkel ellenőrizhetjük a számszaki megfelelőséget és a tartalmi elemek meglétét is.

Előírhatunk belső szabályokat is, például minden nem készpénzes számla esetén a szállító adószáma kötelező. Itt ellenőrzi a rendszer a jogszabályok által előírt tartalmi, számszaki követelményeket is.

Ellenőrizhethő továbbá akár az egyes tételek egységára is. Beállíthatjuk hogy figyelmeztesssen a szoftver, ha valamit nem a megfelelő áron számlázott a szállító vagy az ár jelentősen eltér a korábbi beszerzésekhez képest.

4. Számlakibocsátó ellenőrzése

A számlakibocsájtó ellenőrzése is megoldható automatikusan. 
Ellenőrizheti a szoftver teljesen automatikusan például, hogy

  • a vállalkozás létezik-e
  • nem áll csőd-, vagy felszámolási eljárás alatt
  • él-e a magyar vagy az EU-s adószáma
  • partneri kapcsolatban áll-e egyáltalán velünk
  • megnézheti a hitelminősítését például a Bisnode céginformációs rendszeren keresztül.

A számszaki, tartalmi és számlakibocsájtó ellenőrzés összesen nem vesz igénybe néhány másodpercnél többet és teljesen automatikusan történik. Manuálisan ez nagyságrendekkel több időt venne igénybe és így már nem költséghatékony egy kisvállalkozás számára.

5. Előkönyvelés (automata)

Ha a számla átment az ellenőrzésen, akkor az esetek nagy részében mesterséges intelligenciát alkalmazva le lehet könyvelni a bizonylatot.

Hogyan lehetséges ez?

A könyvelő automata mesterséges intelligenciát alkalmazva dönti el, hogy egy adott számla hogyan legyen lekönyvelve. Ehhez felhasznál múltbeli adatokat valamint előre beállított sémákat is.

Például ha minden hónapban egy adott beszállítótól vásárolunk árut, akkor ezt a rendszer megtanulja és felhasználja egy új bizonylat esetén. Ha érkezik egy hasonló számla, akkor már tudni fogja, hogy hova könyvelje.

Ebben az esetben a múltbeli adatok segítettek az automatának.

Ha nincs hasonló múltbeli esemény az adott cégnél, akkor hívjuk segítségül a mesterséges intelligencián alapuló javaslatot. Itt bigdata módszerekkel megállapítja a rendszer a vállalkozás típusát (ruha kisker, számtech nagyker, villanyszerelő, lakatos, stb) és az összes cég könyvelési tételei alapján alapján javasol egy kontírozást.

Tehát felismeri a szoftver, hogy 50 férfi ing beszerzése egy ruha kiskernek áru, míg egy autószereló műhelynek valószínűleg munkaruha.

Természetesen nem minden tételnek van előélete vagy nem elég pontos az automata által javasolt könyvelés. Így nem is lehet lekönyvelni automatikusan. Az ilyen tételeket is kiszúrja a rendszer, ezeket manuálisan egy valódi könyvelőnek kell lekönyvelnie.

6. Manuális ellenőrzés

Minden automata könyveléshez kapcsolódik egy előrejelzési pontosság. Ha ez a pontosság nem elég magas, akkor manuális ellenőrzésre javasolja a rendszer az adott bizonylatot.

Be lehet állítani egyéb tényezőket is, például összeg, deviza, egy adott szállító stb, amiket mindenképpen le szeretnénk ellenőrizni manuálisan is.

Teljesen fölösleges például egy telefonszámlát leellenőrizni, ami az utóbbi 6 hónapban mindig ugyanaz volt és most is egy hasonló számla érkezett. Viszont ha ugyanezen telefonszámla a szokásos összeg duplája, akkor javasolt ellenőrizni.

Az ellenőrzés manuális folyamat, de a képerynőn zajlik, ahol egy könyvelő látja a bizonylatot és mellette az automata által javasolt könyvelést is, amit ha szükséges korrigálni tud.

7. Jóváhagyás

Beépíthető a folyamatba egy jóváhagyás is. Ez felel meg gyakorlatilag a könyvelés ellenőrzésének.

Itt is kiszűrhető, hogy mely tételeket szükséges jóváhagyni és melyeket nem.

Ezen könyvelési tételek csak a jóváhagyás után kontírozódnak le véglegesen.

Hogyan változik meg a könyvelők munkája a jövőben?

Az USA today cikke szerint a Walmart 7000 könyvelő és számlázó munkatársának az elbocsájtását tervezi a folyamatok automatizálása miatt.

Egy előadáson hallottam két éve, hogy a győri AUDI könyvelési részlege 50-60 főről néhány főre csökkent ugyancsak az automatizálás miatt.

Mi következik ebből? Minden könyvelő keressen új munkát?

Az Economia egy 2016. szeptemberi cikke szerint, amiben egy felmérésre hívatkoznak, a megkérdezett könyvelők fele (51%-a) tervezi hogy elhagyja a szakmáját a könyvelés automatizálásától tartva.

Ugyanebben a felmérésben a fiatalabb generáció (18-30 éves) esetében már ez a szám jóval magasabb, 62%.

Mit lehet tenni?

A könyvelés robotizálásának elterjedése már valóság, az a kérdés, hogy mit kezdünk ezzel az információval. Fel lehet rá készülni vagy homokba dughatjuk a fejünket, reménykedve hogy minél később terjed el nálunk.

Nem akarok jóslatokba bocsájtkozni, de már most is több cég, szoftver létezik ami tudja a fentieket. Ezeket viszont még inkább a közepes- és nagyobb cégek használják, a kisebb vállalkozások számára nem költséghatékonyak.

A könyvelő mint szakma nem fog eltünni, de átalakul és a könyvelő inkább lesz egy általános gazdasági-, vállalkozási-, adótanácsadó mint a hagyományos értelemben vett könyvelő aki idejének a nagy részét adatbevitellel tölti.

Tehát a megoldás szerintem az, hogy több tudást kell szerezni, hogy magasabb szinten tudjál segíteni a vállalkozóknak.

Mi a Billcity-nél arra törekszünk, hogy minél egyszerűbbé és hatékonyabbá tegyük a felhasználók munkáját és mindent, amit lehet automatizáljunk.

Ha érdekel a könyvelés automatizálás téma vagy, látogasd rendszeresen a Billcity blogot, aminek az egyik fő témája a könyvelés automatizálás.

Előző cikk Adózási értesítők kezelése a R!PORT és VIKI a Könyvelő Asszisztens alkalmazásokban
Következő cikk Beszámoló — Könyvelés jövője — avagy a digitális könyvelő 1.0 konferencia

Kommenteld

Ez szükséges