Megérkezett a valódi papírmentes iroda!

2019-es év a szokásos törvényi változásokon kívül új eszközt is biztosít a könyvelőirodák részére a papírmentes működés megvalósításának lehetőségével. Ezt a megoldást az IMA könyvelési rendszer csapata hozta el nektek. A témában felmerülő kérdésekre olvashatjátok a válaszokat.

Mit jelent a papírmentes iroda

Hiteles digitális másolat készítést.

Minden eredetileg papír alapon létrejött dokumentumról készíthető olyan másolat, amely teljeskörű bizonyító erővel rendelkezik. Megfelel a jogszabályi előírásoknak és minden hatóságnak el kell fogadnia.

Ezek alapján a hiteles digitális másolat megfelel a számviteli törvény előírásainak is, akként, hogy a kontírozási információkat is tartalmazza elválaszthatatlan módon a számla képéhez csatoltan.

Fentiek eredményeképp a másolat készítés után eldobhatjuk a papír alapú bizonylatot!

Miért most léptek piacra ezzel a szolgáltatással?

A hiteles másolat készítéshez szükséges technológia régóta rendelkezésre áll. Nagyvállalati és multi környezetben már évtizedes tapasztalat halmozódott fel a témában. Szakmai partnerünkkel, a NETLOCK Kft-vel együttműködve ezeket felhasználva alakítottuk ki szolgáltatásunkat.

Az érdemi változást a jogszabályi környezet tisztulása hozta el. Nyáron megjelent “ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól” könnyített a feltételeken és egyértelműen keretbe foglalta milyen feltételeket kell teljesíteni.

Korábban hallottunk már hasonló szolgáltatásról. Az IMA megoldása miben különbözik ezektől?

A könyvelési rendszer beépített funkciójaként érhető el a szolgáltatás. Így nem szükséges egy külön  dokumentum kezelő rendszer használata, a hétköznapi munkafolyamat részeként, akár a könyvelő kollégák, akár az ügyfelek a saját irodájukban feltölthetik és hitelesíthetik a dokumentumokat. (Az IMA felhő alapú rendszer, így az ügyfelek is kaphatnak hozzáférést)

Valamint a külön rendszerben tárolás a kontír információk kezelését is nehezíti, amely értelemszerűen nem okoz problémát, amennyiben a könyvelési rendszer részeként történik meg a hitelesítés.

Milyen dokumentumokról készíthető hiteles digitális másolat?

Minden eredetileg papír alapon létrejött dokumentumról. Legyen ez számla, szerződés, teljesítés igazolás, kiküldetési, munkaszerződés, bérjegyzék…

Valamint az elektronikus formában kapott dokumentumokról is (pl.: e-mailben küldött PDF számla).

A dokumentumokat a könyvelési tételekhez csatoltan, vagy dokumentum tárban mappákba rendezve lehet tárolni.

Hogyan alakul az irat megőrzés felelőssége?

Elektronikusan teljesítjük. Ezt teszi lehetővé a hiteles digitális másolat készítés. Az másolatok tárolása megtörténik egyrészt az IMA rendszerében, másrészt a cég maga is eleget tehet az által, hogy az IMA-ban hitelesített fájlokat (tömegesen) letöltve tárolja magánál. Végül pedig az IMA-n keresztül igénybe lehet venni a NETLOCK Kft. minősített archiválási szolgáltatását is amely az előzőekhez képest nyújt többlet szolgáltatásokat.

Az a hír járta be a szakmai oldalakat, hogy nem szükséges időbélyeg a hitelesítéshez. Ez helytálló?

Részben. Az ITM rendeletből kimaradt, ennek köszönhetőek az említett hírek. Időbélyeg alkalmazása nélkül nem bizonyítható a hitelesítés időpontja, és a jogalapja sem, tehát e nélkül erősen megkérdőjelezhető a másolatkészítés. Emiatt többek közt a piacvezető online számlázó program sem tekintett el az időbélyeg alkalmazásától, ahogyan a digitális hitelesítés mérvadó szakmai szereplői és szolgáltatói sem, így mi is alkalmazni fogjuk.

Árak

20 Ft / dokumentum – egyszeri költség

2000 Ft / GB tárhely díj / hó

Bővebb információk:

Az IMA könyvelési rendszer standjánál.

2018.12.04-én 14.00-kor a szolgáltatást bemutató (ingyenes) webináriumon,

Jelentkezés a honlapunkon:

imakonyveloprogram.hu 

és